Datenschutzerklärung

Aktueller Stand

Inhaltlicher Prüfstand: 4. November 2026. Diese Pilotfassung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Bau KI. Unsere Anwendungsserver befinden sich in Österreich. Die Verbindung zur Anwendung und die Übertragung an den KI-Dienstleister erfolgen verschlüsselt. OpenAI verwendet API-Inhalte nach seinen Standardbedingungen nicht zum Modelltraining, sofern keine ausdrückliche Datenfreigabe erfolgt.

Noch nicht bestätigte Angaben sind mit [Platzhalter] und einer Erläuterung gekennzeichnet. Sie werden vor der öffentlichen Freigabe ergänzt. Automatisierter Anwendungs-Mailversand und Onlinezahlung sind derzeit nicht eingerichtet.

Verantwortlicher und Kontakt

Dipl.Ing.Dr. Andreas Otto Karl Kropik
Barmhartstalstraße 65
2344 Maria Enzersdorf
Österreich

Für Datenschutzanfragen, Auskunft und Kontoschließung: kropik@bw-b.at.

Datenschutzkontakt und Datenschutzbeauftragter

Datenschutzanliegen richten Sie an die oben genannte Kontaktadresse.

[Platzhalter] Bestellungspflicht und gegebenenfalls Kontaktdaten eines Datenschutzbeauftragten abschließend prüfen.

Konto, Zugang und Sicherheit

Für Ihr Konto verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adresse, einen geschützten Passwortprüfwert, Kontostatus, Werkzeugfreigaben, Zugangszeiträume und Kontingentverbrauch. Dazu kommen technische Sitzungsdaten und sicherheitsrelevante Verwaltungsänderungen. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Verwaltung Ihres Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist. Sicherheit, Missbrauchsschutz und technische Nachvollziehbarkeit beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der zuverlässige und sichere Betrieb. Bei betrieblichen Ansprechpartnern kann die Kommunikation ebenfalls auf diesem berechtigten Interesse beruhen.

Für ein Konto sind die zur Anmeldung und Verwaltung erforderlichen Angaben notwendig; ohne sie können wir keinen persönlichen Zugang bereitstellen. Fachfragen, Unterlagen und Audioaufnahmen stellen Sie freiwillig bereit. Ohne die für einen konkreten Auftrag nötigen Informationen kann die gewünschte Auswertung eingeschränkt oder unmöglich sein.

Für die Begrenzung missbräuchlicher Zugriffe werden aus IP-Adresse, E-Mail-Adresse oder Kontotoken abgeleitete technische Kennungen verwendet. Verwaltungsprotokolle sollen keine vollständigen Fragen, Antworten oder Dokumentinhalte enthalten.

Fragen, Antworten und Unterlagen

Wenn Sie einen Fachassistenten verwenden, verarbeiten wir Ihre Frage, Angaben zum Sachverhalt, erforderliche Teile des bisherigen Vorgangs und gegebenenfalls hochgeladene Unterlagen. Antworten, Quellenverweise und Vorgangsstatus werden Ihrem Konto zugeordnet gespeichert, damit Sie Ergebnisse erneut öffnen und bearbeiten können. Zur Fortsetzung längerer Gespräche werden außerdem relevante frühere Nachrichten ausgewählt und bei Bedarf KI-gestützte Zusammenfassungen des Fallstands erstellt. Dafür werden die benötigten Gesprächsinhalte ebenfalls durch OpenAI verarbeitet. Diese Zusammenfassungen dienen der fachlichen Weiterarbeit im Vorgang. Innerhalb eines Projekts verwaltet Bau KI einen gemeinsamen Projektstand für seine Chats und Assistenten. Berechtigte Nutzer können die Gedächtniseinträge mit ihren Originalbezügen einsehen, korrigieren oder verwerfen. Die KI-gestützte Pflege erfolgt bei Bedarf gebündelt im Hintergrund; neue Angaben und ausdrückliche Korrekturen sind unabhängig davon verfügbar. Originale, Projektstand und Korrekturen werden verschlüsselt in unserer Anwendung gespeichert. Die für die KI-Verarbeitung nötigen Inhalte werden weiterhin an OpenAI übermittelt.

Für die Erstellung der Antwort werden die benötigten Inhalte an OpenAI übermittelt. Bei eingeschalteter Onlineergänzung werden außerdem Suchanfragen zur Recherche von Onlinequellen verarbeitet. Geben Sie nur Daten und Unterlagen ein, die Sie für diesen Zweck verwenden dürfen, und entfernen Sie nicht benötigte personenbezogene Angaben.

Die Verarbeitung dient der von Ihnen angeforderten Leistung und erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese Rechtsgrundlage erfasst nicht automatisch personenbezogene Daten anderer Personen in Ihren Unterlagen. Übermitteln Sie nur erforderliche Angaben und keine unnötigen Gesundheitsdaten oder sonstigen besonders geschützten Daten.

Personenbezogene Angaben über Dritte können insbesondere aus Ihren Eingaben und Dokumenten oder aus den für den Auftrag ausgewerteten öffentlichen Quellen stammen. Dazu können Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Funktionen und projektbezogene Angaben etwa von Beschäftigten, Auftraggebern und Vertragspartnern gehören.

[Platzhalter] Für die Verarbeitung von Kundendokumenten die Rollenverteilung zwischen Kunde und Bau KI, gegebenenfalls den Auftragsverarbeitungsvertrag, die einschlägigen Rechtsgrundlagen für Daten Dritter und die Informationspflichten bei indirekter Datenerhebung abschließend festlegen.

Hosting und technische Betreuung

Die Anwendung wird auf der Serverinfrastruktur von Georg Andreas Kropik, Ferdinandstraße 28/19, 1020 Wien, Österreich, betrieben. Die technische Betreuung erfolgt im Auftrag von Andreas Kropik. Die Anwendungsserver stehen in Österreich bei easyname GmbH, Canettistraße 5/10, 1100 Wien, Österreich.

Im Rahmen des Betriebs können Konto-, Vorgangs- und technische Betriebsdaten für die erforderliche Administration und Fehlerbehebung zugänglich sein. Der österreichische Serverstandort bedeutet nicht, dass auch sämtliche eingebundenen Dienstleister ausschließlich in Österreich verarbeiten.

Beim Aufruf der Anwendung fallen technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Ressource an. Diese Daten dienen der Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein verfügbarer und sicherer Dienst.

[Platzhalter] Tatsächlich protokollierte Felder, Empfänger weiterer vorgeschalteter Dienste und Löschfristen der Webserver-, Fehler- und gegebenenfalls Proxyprotokolle bestätigen.

[Platzhalter] Auftragsverarbeitung und Unterbeauftragung für technische Betreuung und Hosting anhand der tatsächlichen Verträge bestätigen.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Die öffentliche Anwendung verwendet HTTPS. Die API-Kommunikation mit OpenAI erfolgt ebenfalls verschlüsselt. Konto- und Eigentümerprüfungen begrenzen den regulären Zugriff auf Gespräche und Unterlagen; Dateien sind nicht frei über das Webverzeichnis abrufbar. Technische Betreuung kann für notwendige Administration und Fehlerbehebung Zugriff benötigen. Die serverseitige Verarbeitung erfordert lesbare Inhalte während der Bearbeitung.

OpenAI beschreibt für seine API-Plattform eine Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung. Diese Anbietermaßnahmen ersetzen nicht die eigenen Schutzmaßnahmen von Bau KI.

[Platzhalter] Die derzeit in Umsetzung befindliche zusätzliche Inhaltsverschlüsselung auf unseren Servern erst nach technischer Prüfung und bestätigter Aktivierung beschreiben; Umfang für Chattexte, Fallstände, Uploads, Audio und Sicherungen abgleichen. Bis dahin wird keine vollständige Speicherverschlüsselung oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zugesagt.

OpenAI als KI-Dienstleister

OpenAI verarbeitet die zur Beantwortung erforderlichen Eingaben, relevante Gesprächsteile und erforderliche Unterlagen. Nach den API-Standardbedingungen werden diese Inhalte nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet, sofern der API-Kunde einer solchen Freigabe nicht ausdrücklich zustimmt.

[Platzhalter] Im verwendeten OpenAI-Konto bestätigen, dass keine freiwillige Freigabe von Kundeneingaben, Antworten oder Feedbackinhalten zur Modellverbesserung aktiviert ist.

Die Anwendung fordert keine dauerhafte Speicherung des Antwortverlaufs über die API an; dies schließt eine Verarbeitung oder zeitweise Speicherung beim Anbieter für Sicherheits- und Betriebszwecke nicht aus.

Buchrecherchen und Kalkulationsaufgaben werden im Hintergrund verarbeitet. Dafür hält OpenAI Antwortdaten vorübergehend zur Abholung bereit und übermittelt technische Statusmeldungen an unseren Server. Beim Kalkulationsassistenten können für erforderliche Zwischenrechnungen Angaben und Nutzerunterlagen in einer isolierten Rechenumgebung von OpenAI verarbeitet werden. Auch bei deaktivierter dauerhafter Verlaufsspeicherung sind diese vorübergehenden Verarbeitungen erforderlich.

Die endgültigen K-Blätter werden aus dem bestätigten Kalkulationsstand auf unserer Serverinfrastruktur als Excel-Dateien erzeugt. Sie unterliegen derselben Aufbewahrungsfrist wie der Vorgang und können einzeln oder zusammen mit dem Vorgang gelöscht werden.

Bei umfangreichen Nutzerunterlagen kann eine private, auf den Vorgang begrenzte Suchsammlung bei OpenAI angelegt werden. Dafür werden Dokumentinhalte und Suchindizes beim Anbieter gespeichert. Diese Unterlagen werden nicht in die gemeinsame Fachbibliothek anderer Nutzer übernommen. Die Anwendung sieht deren Bereinigung mit den zugehörigen Ressourcen vor; die bestätigten Fristen sind im Abschnitt zur Speicherdauer zu ergänzen.

OpenAI kann API-Inhalte standardmäßig in Sicherheitsprotokollen bis zu 30 Tage speichern; gesetzliche oder besondere Sicherheitsgründe können längere Aufbewahrung erfordern. Zusätzlich gelten funktionsabhängige Speicherzeiten, etwa für Hintergrundantworten, Dateien, Suchindizes, Rechenumgebungen und Zwischenspeicher. Die Einstellung zur Verlaufsspeicherung bedeutet deshalb keine vollständige Speicherfreiheit. Eine besondere Zero-Data-Retention-Vereinbarung wird für den derzeit vorgesehenen Standardzugang nicht zugesagt.

Die Informationen von OpenAI zur API-Datenverarbeitung beschreiben die anbieterseitigen Regeln und möglichen Einstellungen.

Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Für den derzeit vorgesehenen OpenAI-Standardzugang besteht keine vereinbarte Beschränkung auf eine europäische Datenregion. Die KI-Verarbeitung kann insbesondere in den USA sowie in weiteren Ländern erfolgen, in denen OpenAI und seine Unterauftragnehmer tätig sind. Der österreichische Standort unserer Anwendungsserver ist davon zu unterscheiden.

Nach dem veröffentlichten OpenAI-Datenschutzzusatz ist für Kunden im EWR grundsätzlich OpenAI Ireland Ltd. vorgesehen. Für Weiterübermittlungen nennt dieser Zusatz EU-Standardvertragsklauseln oder einschlägige Angemessenheitsbeschlüsse. Welche Grundlage im konkreten Vertragsverhältnis gilt, wird vor Freigabe bestätigt.

[Platzhalter] Tatsächlichen OpenAI-Vertragspartner, Vertragskette über Georg Andreas Kropik, Einbindung des Datenschutzzusatzes sowie anwendbare Übermittlungsgarantien einschließlich erforderlicher Transferprüfung bestätigen. Bezugsmöglichkeit einer Kopie der einschlägigen Garantien ergänzen. Bis dahin wird keine bereits vollständig nachgewiesene vertragliche Absicherung behauptet.

Audioeingabe und Vorlesen

Soweit Ihr Zugang Audio unterstützt, wird das Mikrofon erst nach Ihrer Aktion und der Browserfreigabe verwendet. Zur Verschriftlichung wird die Aufnahme an OpenAI übertragen. Der erkannte Text wird in die Eingabe übernommen; wenn Sie während der Aufnahme ausdrücklich Senden wählen, wird er anschließend als Nachricht übermittelt. Für das Vorlesen wird die ausgewählte Antwort an OpenAI übermittelt und eine KI-generierte Sprachausgabe erstellt. Sprache, Stimme und Abspieltempo können als persönliche Einstellungen gespeichert werden.

Die Verarbeitung dient der angeforderten Diktat- beziehungsweise Vorlesefunktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Mikrofonfreigabe des Browsers ersetzt keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die Inhalte Ihrer Aufnahme. Die lokale Rohaufnahme wird bei Abschluss oder Fehler gelöscht. Das technische Transkript bleibt eine Stunde, die erzeugte Sprachausgabe 24 Stunden ab erfolgreichem Abschluss verfügbar; abgelaufene Daten werden beim nächsten regulären Bereinigungslauf entfernt. Ein als Nachricht übernommener Text unterliegt anschließend der Aufbewahrung des Vorgangs. Für die Verarbeitung bei OpenAI gelten zusätzlich die dortigen funktionsabhängigen Regeln.

Cookies und Browserspeicher

Für die Anmeldung verwenden wir ein technisch notwendiges Sitzungscookie. Es ermöglicht die Zuordnung Ihrer Sitzung und schützt den angemeldeten Zugang. Die Sitzung endet nach 30 Minuten Inaktivität beziehungsweise spätestens nach zwölf Stunden.

Wenn Sie „Länger angemeldet bleiben“ wählen, wird zusätzlich ein Anmeldecookie mit einer festen Laufzeit von 30 Tagen gesetzt; Abmelden widerruft diese Anmeldung. Die kurze Sitzung und das optionale Anmeldecookie sind unter HTTPS gegen unverschlüsselte Übertragung und gegen direkten Zugriff durch Seitenskripte geschützt.

Im sitzungsbezogenen Browserspeicher werden außerdem technische Vorgangskennungen und vorübergehend noch nicht gesendete Eingaben zur Wiederaufnahme nach einer abgelaufenen Sitzung abgelegt. Die Wiederaufnahme ist an dasselbe Konto und denselben Tab gebunden; die Eingabe wird dabei nicht automatisch abgesendet. Diese Funktionen dienen dem angeforderten Zugang und der Fortsetzung Ihrer Arbeit. Bau KI bindet derzeit keine Werbetracker, Analysewerkzeuge oder extern geladenen Schriftarten ein. Die für den ausdrücklich gewünschten Dienst erforderliche Speicherung und der entsprechende Zugriff erfolgen nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 ohne gesonderte Cookie-Einwilligung. Die Verarbeitung personenbezogener Sitzungsdaten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO für Zugang und Sicherheit.

Support und Rückmeldungen

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Anliegen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsfragen, lit. c bei der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und lit. f bei allgemeiner Unterstützung und Fehlerbehebung.

Antwortfeedback enthält die ausgewählte Kategorie, eine Antwortkennung und Ihren optionalen Kommentar. Vollständige Fragen, Antworten und Uploads werden dabei nicht automatisch kopiert. Rückmeldungen werden nach 30 Tagen seit ihrer letzten Änderung bereinigt. Schreiben Sie keine vertraulichen Unterlagen oder unnötigen personenbezogenen Daten in den Kommentar.

[Platzhalter] Mailanbieter und gegebenenfalls weitere Empfänger der bereits genutzten Kontaktadresse, Verarbeitungsländer, vertragliche Absicherung und Aufbewahrung der Supportkorrespondenz bestätigen. Vor Aktivierung automatisierter Bestätigungs-, Einladungs- und Passwortmails zusätzlich deren tatsächlichen Versanddienst und Speicherfristen ergänzen.

Zahlungs- und Abrechnungsdaten

Derzeit ist kein Onlinezahlungsdienst angebunden. Zugangszuweisungen, Nutzungsverbrauch und technische Kostenbelege werden für die Verwaltung des bereitgestellten Zugangs verarbeitet.

[Platzhalter] Tatsächlichen Abrechnungsablauf, gegebenenfalls Zahlungsdienstleister und Rechnungsempfänger, Datenkategorien, gesetzliche Aufbewahrungsfristen sowie Rechtsgrundlagen vor Aufnahme kostenpflichtiger Vertragsabschlüsse ergänzen.

Geteilte Projekte

Pro-Nutzer können andere registrierte Pro-Nutzer anhand ihrer E-Mail-Adresse zu einem Projekt einladen. Einladungen werden innerhalb von Bau KI angezeigt; dabei werden die E-Mail-Adresse und der Einladungsstatus gespeichert. Die eingeladene Person sieht zunächst Projekttitel sowie Name und E-Mail-Adresse des Besitzers. Erst nach ihrer Annahme erhält sie Zugang zu den Projektinhalten.

Besitzer und angenommene, aktuell berechtigte Teilnehmer können alle Projektchats, Hinweise, Dateien und das gemeinsame Gedächtnis lesen und bearbeiten. Der Chatersteller und die Absender von Nachrichten werden dem Projektteam angezeigt. Nur der Besitzer verwaltet die Teilnehmer und löscht das gesamte Projekt. Teilnehmer können ein Projekt verlassen; bisherige Beiträge bleiben für das Projektteam erhalten. Dasselbe gilt bei Entfernung oder pausiertem Zugang nach einem Planwechsel. Bei erneutem Pro-Zugang wird eine gespeicherte angenommene Teilnahme automatisch wieder zugänglich, sofern auch der Besitzer Pro hat. Die Datenkontrolle löscht eigene Chats und Projekte und beendet die Teilnahme an fremden Projekten; sie löscht dort keine gemeinsamen Beiträge.

Speicherdauer, Löschung und Sicherungen

Vorgänge, Antworten und Unterlagen bleiben in allen Plänen mindestens ein Jahr (365 Tage) ab der letzten bewussten Nutzung verfügbar. Öffnen und Weiterarbeiten erneuern diese Frist. Innerhalb eines Projekts gilt eine gemeinsame Frist für alle enthaltenen Chats und Dateien; nach deren Ablauf wird das gesamte Projekt gelöscht. Hintergrundarbeiten und bloße Listenansichten verlängern die Frist nicht. Bei einem Wechsel auf einen Plan ohne Projektzugang bleiben Projekte bis zum Fristablauf gespeichert, sind aber gesperrt. Ein rechtzeitiges Upgrade stellt den Zugriff wieder her. Inhalte können zuvor ausdrücklich gelöscht werden; die Datenkontrolle bleibt auch bei gesperrten Projekten verfügbar. Maßgeblich ist die in der Anwendung angezeigte Verfügbarkeit.

Sie können einen freien Vorgang einschließlich seiner Antworten und Unterlagen selbst löschen. Beim Löschen eines einzelnen Projektchats entfällt auch dessen Originalgrundlage für das gemeinsame Gedächtnis; die gemeinsamen Projektdateien bleiben erhalten und sind separat löschbar. Nur der Projektbesitzer kann das gesamte Projekt einschließlich aller Chats, Dateien und seines Gedächtnisses für das Team löschen. Teilnehmer können das Projekt verlassen; ihre bisherigen Beiträge bleiben dabei im Projekt.

Bereits gebuchte technische Kostenmetadaten werden getrennt von den Nutzerinhalten geführt. Eine Kontoschließung sperrt den Zugang sofort; die anschließende Datenlöschung und gegebenenfalls erforderliche Aufbewahrung werden im Supportprozess bearbeitet.

[Platzhalter] Verbindliche Löschfristen beziehungsweise erforderliche Aufbewahrungskriterien für geschlossene und inaktive Konten, Einladungen, Sicherheits- und Verwaltungsprotokolle sowie Nutzungs- und Kostenmetadaten bestätigen. Die Begrenzung eines einmaligen Testzugangs und gesetzliche Nachweispflichten getrennt berücksichtigen.

Zur Wiederherstellung bestehen Anwendungssicherungen mit einer Aufbewahrung von standardmäßig sieben Tagen und zusätzliche NAS-Sicherungen mit einem Versionsrückblick von neun Monaten. Daher können im laufenden Betrieb gelöschte Daten bis zum Auslaufen der jeweiligen Sicherung noch in Sicherungskopien enthalten sein.

[Platzhalter] Tatsächlichen Umfang, physische Standorte, Zugriffsberechtigte und Rotation der Anwendungssicherungen und zusätzlichen NAS-Sicherungen einschließlich Verschlüsselung und Umgang mit gelöschten Daten nach Wiederherstellung bestätigen. Die neun Monate Versionsrückblick sind keine garantierte Löschfrist für jede einzelne Datei.

[Platzhalter] Tatsächliche Lösch- und Ablaufregeln für bei OpenAI hochgeladene Nutzerdateien, private Suchsammlungen und Rechenumgebungen einschließlich Anbieterlöschfristen bestätigen. Die lokale Löschung darf nicht als sofortige Entfernung sämtlicher Anbieterkopien beschrieben werden.

Die zusätzliche Aufbewahrung dient der Wiederherstellbarkeit auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Verlinkte Websites und Kooperationspartner

Die Hinweise auf Kooperationspartner und Entwicklung sind einfache externe Links. Durch ihre Anzeige werden keine Partnerinhalte nachgeladen. Wenn Sie einen Link öffnen, gelten für die Zielwebsite deren eigene Datenschutzinformationen.

Automatisierte Entscheidungen

Die Fachassistenten erzeugen automatisiert Antworten und Berechnungsvorschläge. Diese ersetzen keine eigenverantwortliche fachliche Prüfung. Bau KI trifft damit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an kropik@bw-b.at. Bei Zweifeln an Ihrer Identität kann vor einer Auskunft eine geeignete Überprüfung erforderlich sein.

Sie können sich außerdem bei der Österreichischen Datenschutzbehörde oder einer anderen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Bei Änderungen der Verarbeitung passen wir diese Hinweise an. Über eine beabsichtigte Weiterverarbeitung für andere Zwecke informieren wir vor deren Beginn nach den gesetzlichen Vorgaben.